Automazione dei processi aziendali con l'AI, per le medie imprese.
Ogni giorno qualcuno ricopia un ordine a mano.
Poi controlla un DDT, prepara un preventivo, risponde alla stessa domanda per la decima volta. Sono ore che non fanno crescere l'azienda.
Quel passaggio si può automatizzare.
Studiamo i vostri processi, scegliamo quelli che rendono di più e li colleghiamo ai sistemi che usate già: gestionale, email, CRM.
Il lavoro ripetitivo sparisce.
Le persone tornano al lavoro che conta. Si comincia con un assessment a prezzo fisso: alla fine sapete quali processi automatizzare per primi e con quale ritorno atteso.
Il pilota con ChatGPT è rimasto un pilota.
Molte aziende hanno già provato: qualcuno usa ChatGPT per le email, c'è stata una demo convincente, forse un progetto pilota. Intanto gli ordini si caricano ancora a mano.
Manca chi lo porta in produzione.
In azienda nessuno ha il tempo, o il ruolo, per trasformare una prova in un processo che gira tutti i giorni.
Gli strumenti generici non parlano con il gestionale.
Senza integrazione il lavoro resta doppio: si copia la risposta dell'AI e la si incolla dove serve.
Le grandi società di consulenza non sono pensate per voi.
Progetti lunghi, team numerosi, budget da multinazionale. Per un'azienda di cento persone i conti non tornano.
Il problema non è la tecnologia. Manca qualcuno che la colleghi ai vostri sistemi, la metta in produzione e se ne occupi anche dopo.
Cosa automatizziamo
Ogni azienda ha i suoi processi, ma quelli che si ripetono si somigliano. Scegliete un'area e guardate come cambia un processo tipico.
Processi dell'area
Esempi tipici, descritti per come funzionano di solito. Non sono casi di clienti.
Ordini e richieste via email
Oggi5 passaggi a mano
- L'ordine arriva in casella, come PDF allegato o nel testo dell'email.
- Qualcuno lo apre e cerca cliente, codici articolo e quantità.
- Ricopia le righe nel gestionale, una per una.
- Controlla prezzi, condizioni e disponibilità.
- Scrive al cliente per confermare.
Con l'automazione4 su 5 automatici
- Automatico: L'ordine viene letto appena arriva, in qualunque formato.
- Automatico: Cliente, codici e quantità vengono riconosciuti e confrontati con l'anagrafica.
- Automatico: La bozza d'ordine è già nel gestionale, con prezzi e disponibilità.
- Persona: Una persona controlla solo i casi dubbi e conferma.
- Automatico: La conferma parte al cliente.
- Cosa resta alle persone
- Le eccezioni, le trattative e il rapporto con il cliente.
- Sistemi coinvolti
- Casella email, gestionale
Come lavoriamo
Un percorso in tre passi. Ognuno ha un risultato concreto, e alla fine di ciascuno decidete voi se continuare.
- 1
Assessment
Analizziamo i processi con chi li fa ogni giorno, misuriamo il tempo che richiedono e individuiamo le due o tre automazioni con il ritorno più alto. Il prezzo è fisso e concordato prima di iniziare.
- Cosa ottenete
- Un piano scritto: quali processi automatizzare, con quale ritorno atteso e in quali tempi.
- Durata indicativa
- Di solito due o tre settimane.
- 2
Implementazione
Mettiamo in produzione la prima automazione, collegata ai sistemi che usate già: gestionale, email, CRM. All'inizio lavora accanto al processo manuale; quando i risultati sono stabili, lo sostituisce.
- Cosa ottenete
- Un processo automatizzato in uso tutti i giorni e persone che sanno gestirlo.
- Durata indicativa
- In genere da uno a tre mesi, secondo le integrazioni.
- 3
Gestione continua
Con un canone mensile ci occupiamo di monitoraggio, manutenzione e miglioramenti. Se cambia un formato, un fornitore o un sistema, l'automazione si adegua.
- Cosa ottenete
- Un referente, un resoconto mensile dei risultati e interventi quando servono.
- Durata indicativa
- Ogni mese, finché vi serve.
Impegni di metodo
- Misuriamo il processo prima di automatizzarlo, così il risultato si confronta con un dato vostro.
- Ogni automazione ha un controllo umano dove serve e si può fermare in qualsiasi momento.
- Si parte da un processo da migliorare, non da una piattaforma da comprare.
- Configurazioni e collegamenti sono documentati e restano a vostra disposizione.
I vostri dati restano vostri.
Lavoriamo con ordini, fatture, dati di clienti e fornitori. Per questo le regole sul trattamento dei dati si scrivono prima di iniziare, non dopo.
- Sotto il vostro controllo
- I dati restano nei vostri sistemi o in ambienti che controllate voi. Accediamo solo a ciò che serve al processo, con utenze dedicate che potete revocare in qualsiasi momento.
- Soluzioni compatibili con il GDPR
- Per ogni progetto valutiamo dove vengono trattati i dati, per quanto tempo e con quali fornitori. Le scelte sono documentate e condivise con il vostro DPO o consulente privacy.
- Modelli scelti anche per la riservatezza
- Il modello di AI si sceglie anche in base ai requisiti di riservatezza: servizi cloud con impegni contrattuali sull'uso dei dati, oppure modelli eseguiti in ambienti dedicati quando i dati non devono uscire.
- Ogni operazione è tracciata
- L'automazione registra cosa ha letto, cosa ha scritto e chi ha approvato. Se qualcosa non torna, si ricostruisce passo per passo.
Per chi è, e per chi no
Lo diciamo subito, così nessuno perde tempo.
Fa per voi se
- Avete tra 50 e 250 persone e processi che si ripetono ogni giorno.
- Usate già un gestionale, un CRM o caselle email condivise, anche se non comunicano tra loro.
- Avete una persona che conosce il processo e può dedicarci qualche ora a settimana.
- Cercate un risultato misurabile in pochi mesi, non un programma di trasformazione.
Non fa per voi se
- Cercate un software da installare e gestire da soli.
- Il processo cambia ogni volta o si svolge poche volte l'anno.
- Vi serve una demo, senza l'intenzione di portarla in produzione.
- Non è possibile dare accesso ai sistemi in cui il lavoro avviene davvero.
Domande frequenti
In quanto tempo vediamo la prima automazione in funzione?
L'assessment richiede di solito due o tre settimane. La prima automazione va in produzione in genere tra uno e tre mesi dopo, a seconda di quanti sistemi vanno collegati e di quanto sono ordinati i dati di partenza. I tempi precisi sono nel piano che vi consegniamo alla fine dell'assessment.
Funziona con il nostro gestionale?
Quasi sempre. Ci colleghiamo tramite le interfacce che il gestionale mette a disposizione, come API, servizi web, esportazioni o accesso al database, e dove mancano lavoriamo attraverso la casella email o le cartelle condivise. Durante l'assessment verifichiamo il vostro caso prima di proporre qualsiasi cosa.
Cosa serve da parte nostra?
Una persona che conosce il processo e qualche ora a settimana del suo tempo, gli accessi ai sistemi coinvolti e alcuni esempi reali dei documenti da trattare. Non serve un team tecnico interno.
Cosa succede se un'automazione sbaglia o smette di funzionare?
Ogni automazione ha controlli che fermano i casi dubbi e li passano a una persona invece di procedere. Se qualcosa si rompe, per esempio perché un fornitore cambia il formato dei documenti, lo vediamo dal monitoraggio e interveniamo nell'ambito della gestione continua. Il processo manuale resta sempre disponibile.
I nostri dati vengono usati per addestrare modelli di AI?
No. Scegliamo servizi e configurazioni che escludono l'uso dei vostri dati per l'addestramento, e lo indichiamo per iscritto nella documentazione del progetto.
Quanto costa?
L'assessment ha un prezzo fisso, comunicato prima di iniziare. Implementazione e gestione continua si quotano alla fine dell'assessment, quando sono chiari il perimetro e il ritorno atteso.
Qual è il processo che vi costa più ore?
Raccontatecelo in poche righe. Vi rispondiamo entro due giorni lavorativi con una prima valutazione e, se ha senso, una proposta di assessment.
Oppure scrivete a info@mageus.com